دليل الاستخدام

عقارلي يعمل مباشرة من المتصفح ولا يحتاج إلى تحميل برنامج. افتح aqarly.app وسجّل الدخول.

عند تسجيل الدخول لأول مرة، تنشئ حساب منشأتك وتضيف بياناتها الأساسية. جميع العقارات والمستأجرين والعقود والدفعات التي تضيفها ترتبط بهذا الحساب.

يمكنك دعوة أعضاء فريقك عبر البريد الإلكتروني وتحديد صلاحية كل عضو.

القائمة الجانبية مقسمة إلى ثلاث مجموعات:

• العقارات: العقارات، المستأجرون، الملّاك.
• العمليات: العقود، المدفوعات، المصروفات، الصيانة.
• المتابعة: الرسائل، التقارير.

وتجد الإعدادات في أسفل القائمة.

لديك بيانات في Excel؟ لا تعد إدخالها — انظر فصل «استيراد بياناتك إلى عقارلي» في آخر الدليل.

البحث السريع. اضغط Ctrl+K من أي شاشة للبحث بالاسم أو الرقم. ويمكنك استخدام اختصارات البحث الظاهرة داخل نافذة البحث لتحديد نوع السجل.

اللغة والتاريخ. يمكنك التبديل بين العربية والإنجليزية من إعدادات اللغة. وتظهر التواريخ الهجرية والميلادية في الأماكن التي تدعم ذلك.

الحفظ. بعض الإجراءات تُحفظ عند تأكيدها، بينما تحتوي النماذج التي تحتاج مراجعة على زر حفظ واضح.

تبدأ لوحة المتابعة بالحالات التي تحتاج إلى متابعتك الآن.

في أعلى الصفحة يظهر قسم «يحتاج متابعتك» ويجمع الحالات المهمة مثل:

• الدفعات المتأخرة
• طلبات الصيانة المفتوحة والعاجلة
• العقود التي تقترب من الانتهاء
• الوحدات الشاغرة
• الأرصدة غير المخصصة
• العقود التي ما زالت مسودة

اضغط على أي حالة للانتقال مباشرة إلى القائمة المرتبطة بها.

أسفل ذلك تظهر أهم مؤشرات المنشأة، مثل التحصيل وصافي التدفق ونسبة الإشغال، بالإضافة إلى التدفق النقدي والعقود التي تقترب من الانتهاء وخريطة العقارات.

إذا لم توجد حالات تحتاج إلى متابعة، سيظهر لك ذلك بوضوح.

في عقارلي، العقار هو الأصل العقاري الذي تديره، ويمكن أن يكون بوحدة واحدة أو عدة وحدات.

أنشئ العقار أولًا، ثم أضف وحداته عند الحاجة.

إنشاء الوحدات بسرعة. عند إضافة عقار متعدد الوحدات، يمكنك تحديد عدد الأدوار وعدد الوحدات في كل دور ليقوم عقارلي بإنشائها تلقائيًا. ويمكنك تعديلها لاحقًا.

ربط العقار بالمالك. يمكن ربط العقار بمالك من قائمة الملّاك، ليظهر التحصيل والمصروفات المرتبطة به ضمن كشف حساب المالك.

حالة الوحدة. يتم تحديد حالة الوحدة تلقائيًا بناءً على العقود. إذا كانت مرتبطة بعقد ساري، تظهر كمؤجرة ولا يمكن إنشاء عقد متداخل عليها للفترة نفسها.

من سجل العقار يمكنك الوصول إلى الوحدات والعقود والمصروفات والصيانة والمستندات.

المالك هو الشخص أو الجهة المرتبطة بالعقار الذي تديره.

يجمع سجل المالك العقارات المرتبطة به، والتحصيل والمصروفات الخاصة بها، لتسهيل مراجعة حساباته.

يتم احتساب هذه البيانات من العقود والدفعات وسندات القبض والمصروفات المسجلة في عقارلي.

يمكنك إصدار كشف حساب المالك من قسم التقارير.

يمكن أن يكون المستأجر فردًا أو منشأة. وتختلف البيانات المطلوبة بحسب نوع المستأجر، مثل الهوية الوطنية أو الإقامة للفرد والسجل التجاري للمنشأة.

سجل المستأجر يجمع العقود والأقساط وسندات القبض والأرصدة المرتبطة به.

إذا دفع المستأجر أكثر من المبلغ المستحق ولم يتم تخصيص الفرق على قسط، يظهر المبلغ كـ رصيد غير مخصص في سجله.

إذا كان المستأجر موجودًا مسبقًا، استخدم السجل نفسه عند إنشاء عقد جديد بدل إنشاء مستأجر مكرر.

العقد يربط مستأجرًا بوحدة لمدة محددة، مع قيمة الإيجار ودورية السداد.

إنشاء عقد. اختر المستأجر والوحدة، ثم حدد مدة العقد وقيمة الإيجار ودورية السداد. الوحدات المرتبطة بعقود سارية تظهر بوضوح لتجنب اختيارها بالخطأ.

المسودة والتفعيل. يُحفظ العقد كمسودة أولًا. بعد التفعيل يتم إنشاء جدول الأقساط ويبدأ العقد في الظهور ضمن المتابعة المالية.

الأقساط. ينشئ عقارلي جدول الأقساط بناءً على مدة العقد وقيمة الإيجار ودورية السداد. ويمكن تعديل القسط ما دام لم يتم تسجيل دفعة مرتبطة به، وفق قواعد النظام.

الاستيراد من إيجار. من «عقد جديد» اختر الاستيراد من إيجار، ثم اختر ملفا أو عدة ملفات بصيغة PDF (حتى 50 ملفا). يقرأ عقارلي الملفات في متصفحك ويعرض كل عقد بجدول دفعاته كما ورد في إيجار، فتختار العقار والوحدات عند الحاجة ثم تستورد العقود الجاهزة دفعة واحدة. العقد الموجود مسبقا برقم إيجار نفسه لا يكرر، ويمكن التراجع عن الاستيراد كاملا خلال 24 ساعة من الإعدادات › البيانات.

صفحة إيجار. عقارلي غير مرتبط بمنصة إيجار، لكنه يحفظ حالة كل عقد فيها: موثق ورقمه، أو بانتظار التوثيق، أو غير موثق. تعرض صفحة إيجار في العقود ما يحتاج انتباهك: العقود غير الموثقة، وآخر موعد لإشعار عدم التجديد (60 يوما قبل النهاية) ولطلب تعديل الإيجار (90 يوما قبل النهاية)، وعقود الرياض حيث لا تجوز زيادة الإيجار حتى 24 سبتمبر 2030. ويمكن ضبط تنبيهاتها من الإعدادات › التنبيهات.

إنهاء العقد. عند إنهاء العقد تتوقف الأقساط المستقبلية وفق تاريخ الإنهاء، ويبقى سجل العقد والدفعات السابقة محفوظًا.

قسم المدفوعات يحتوي على قسمين رئيسيين:

الأقساط المستحقة تعرض ما يجب سداده حسب العقود، بما في ذلك الأقساط القادمة والمتأخرة.

سندات القبض تعرض المبالغ التي تم تسجيل استلامها بالفعل، مع تاريخ السداد وطريقته.

تسجيل دفعة. اختر القسط واضغط «تسجيل دفعة»، ثم أدخل المبلغ والتاريخ وطريقة السداد والمرجع إن وجد. بعد التسجيل يصدر عقارلي سند قبض برقم متسلسل.

تخصيص الدفعات. يمكن تخصيص سند القبض على قسط أو أكثر. إذا كان المبلغ المدفوع أكبر من المستحق، يبقى الفرق كرصيد غير مخصص للمستأجر حتى يتم استخدامه.

إلغاء سند القبض. إذا تم تسجيل سند بالخطأ، استخدم «إلغاء السند». يبقى السند الملغى محفوظًا في السجل، ويمكن بعد ذلك تسجيل سند جديد بالقيمة الصحيحة.

يمكنك عرض سند القبض وطباعته أو استخدامه عند مراسلة المستأجر.

المصروف هو مبلغ يتم تسجيله على عقار أو وحدة، مثل الصيانة أو الخدمات أو الرسوم.

اربط المصروف بالعقار المناسب، وبالوحدة إذا كان يخص وحدة محددة، ثم اختر التصنيف والمستفيد.

إذا كان المصروف سيتحمله المستأجر، يمكنك إنشاء مطالبة مرتبطة به. وعند تسجيل دفعة على المطالبة، تخضع للتعامل المالي نفسه المستخدم لبقية الدفعات.

استخدم طلبات الصيانة لتسجيل الأعمال المطلوبة على العقارات والوحدات ومتابعتها حتى اكتمالها.

يمر الطلب عادةً بحالات مثل «مفتوح» و«قيد التنفيذ» و«مكتمل»، ويمكن أيضًا إلغاؤه عند الحاجة.

في لوحة الصيانة اسحب البطاقة إلى عمود آخر لتغيير حالتها، وعلى الهاتف اضغط عليها مطولًا ثم اسحب. أفلتها على «إلغاء» أسفل اللوحة لإلغاء الطلب بعد التأكيد. بعد كل نقل يظهر زر «تراجع»، والنقل نفسه متاح من قائمة البطاقة بالنقر بالزر الأيمن.

تظهر الطلبات المهمة في لوحة المتابعة، بما في ذلك الطلبات العاجلة أو المتأخرة عن موعد التنفيذ.

بعد اكتمال الصيانة، يمكنك تسجيل التكلفة كمصروف، وتحميلها على المستأجر إذا كان ذلك ينطبق على الحالة.

عقود الخدمات. من قسم الصيانة ← عقود الخدمات يمكنك إضافة عقود مقدّمي الخدمات، مثل صيانة المصاعد والنظافة والحراسة ومكافحة الحشرات وغيرها. يمكن ربط العقد بعقار محدد أو بالمنشأة بالكامل، مع تحديد مدة العقد ودورية السداد وما إذا كان يتجدد تلقائيًا.

اكتب المبلغ على أنه مبلغ كل دفعة أو قيمة العقد للمدة كاملة، وحدد هل تُستحق الدفعة أول فترتها أو آخرها، وهل يضيف مقدم الخدمة ضريبة القيمة المضافة. أثناء الكتابة يحسب النموذج عدد الدفعات وقيمة كل دفعة وإجمالي المدة والمعدل الشهري وأول دفعة وآخرها، ويوضح الدفعة الأخيرة إن كانت أقصر من فترة كاملة. ويعرض جدول الدفعات كاملًا.

في سجل العقد يعرض تبويب الحساب المستحق حتى اليوم والمدفوع والمتبقي لمقدم الخدمة، وكل دفعة في الجدول بحالتها: مدفوعة أو مدفوعة جزئيًا أو متأخرة أو قادمة.

عند تسجيل دفعة على عقد خدمة، يسجلها عقارلي كمصروف ضمن التصنيف المحدد وباسم مقدّم الخدمة. كما تظهر العقود التي تقترب من الانتهاء في لوحة المتابعة والتنبيهات حسب إعداداتك، لتتمكن من متابعة التجديد أو إرسال إشعار عدم التجديد في الوقت المناسب.

مقدّمو الخدمات. كل مقدّم خدمة يُحفظ مرة واحدة في الصيانة ← مقدّمو الخدمات ويُختار من القائمة عند إضافة أي عقد، أو تكتب اسمًا جديدًا فيُضاف تلقائيًا مع حفظ العقد. تعديل بيانات مقدّم الخدمة من سجله ينعكس على كل عقوده، ولا يمكن حذفه ما دام مرتبطًا بعقد. ومن التقارير ← التشغيل ← عقود الخدمات تستعرض كل العقود كما كانت في تاريخ محدد، مع المستحق والمدفوع والرصيد. أما كشف حساب مقدّم الخدمة في التقارير ← كشوف الحساب فهو كشف حساب كامل: رصيد افتتاحي، ثم كل دفعة استُحقت وكل مبلغ دُفع في الفترة، مع الرصيد بعد كل سطر، لكل عقود مقدّم الخدمة أو لعقد واحد تختاره. ويُفتح من سجل مقدّم الخدمة، ومن قائمة إجراءات العقد كـ كشف حساب العقد، ويُصدَّر بصيغة PDF أو Excel.

يمكن ربط عقارلي بـ FileFlow لحفظ مستندات العقارات والوحدات والعقود والمستأجرين وطلبات الصيانة وعقود الخدمات.

يبقى عقارلي مسؤولًا عن إدارة الإيجارات، بينما يتولى FileFlow حفظ المستندات وتنظيمها.

ربط FileFlow. افتح الإعدادات واختر ربط FileFlow، ثم وافق على الربط واتبع الخطوات حتى تعود إلى عقارلي.

تحديد مكان الحفظ. بعد الربط، يمكنك اختيار مكان حفظ مستندات كل سجل من تبويب «المستندات» داخل السجل نفسه.

إضافة المستندات. اسحب الملفات إلى تبويب «المستندات» أو اضغط «إضافة مستندات»، ثم اختر التصنيف والتاريخ مرة واحدة لكل الملفات. تظهر المستندات في التبويب وتُفتح من داخل عقارلي، بينما تُحفظ في FileFlow.

تغيير مكان الحفظ. إذا غيرت مكان الحفظ، يطبق المكان الجديد على المستندات الجديدة وفق سلوك التكامل الحالي.

الرسائل تساعدك على تجهيز رسائل للمستأجرين والملّاك والمقاولين باستخدام قوالب جاهزة أو مخصصة. يمكنك مراجعة الرسالة قبل فتحها في واتساب، ولا يرسل عقارلي الرسائل تلقائيًا.

التذكيرات. عند تفعيل تذكير من الإعدادات، يُجهّزه عقارلي تلقائيًا كمسودة في قائمة المراجعة في موعده — قبل استحقاق الإيجار، أو يوم الاستحقاق، أو عند التأخر، أو قرب انتهاء العقد — ولا يُرسل شيء إلا بعد مراجعتك.

التقارير تجمع البيانات التي تحتاجها للمراجعة أو التصدير، مثل كشوف حساب الملّاك والمستأجرين والتحصيل والمبالغ المتأخرة والمصروفات.

تتوفر خيارات التصدير بحسب نوع التقرير.

يمكن أن تحمل المستندات والتقارير هوية منشأتك التي تضبطها من الإعدادات.

المنشأة. عدّل اسم المنشأة وبيانات التواصل وهوية المستندات والإعدادات المالية الافتراضية. وفي أعلى الصفحة معاينة لترويسة مستنداتك تتحدث وأنت تكتب، وتظهر فيها كل بيانات ناقصة بزر يأخذك إلى حقلها.

الفريق والصلاحيات. يمكنك دعوة أعضاء الفريق وتحديد دور كل عضو:

• مالك: يملك أعلى مستوى من الصلاحيات، بما في ذلك إدارة الاشتراك والملكية.
• مدير: يدير العمليات اليومية وإعدادات الفريق حسب الصلاحيات المتاحة.
• عضو: يستخدم الوظائف اليومية المسموح بها دون الوصول إلى الإعدادات الحساسة.

في أعلى الصفحة ترى المقاعد: المستخدمة والمحجوزة لدعوات معلقة والشاغرة. وفي آخرها جدول بما يستطيعه كل دور، مأخوذ من القواعد نفسها التي يطبقها عقارلي.

الاشتراك. في أعلى الصفحة حالة الاشتراك والأيام المتبقية، ومدته مرسومة خطًا يبيّن موقع اليوم منه وما ينتظره في نهايته: تجديد، أو انتهاء، أو مهلة سداد. وتحته التجديد التلقائي والدفعة القادمة، ثم المستخدمون مقسّمين حسب مصدر كل مقعد (ضمن الخطة، أو إضافة مدفوعة، أو من KERN)، ثم آخر دفعة والفواتير. إدارة الاشتراك والمدفوعات لمالك حساب المنشأة؛ ويرى بقية الأعضاء الحالة والمقاعد فقط.

التنبيهات والتذكيرات. من الإعدادات ← التنبيهات تختار ما يظهر تحت الجرس لأعضاء المنشأة ومتى: قبل استحقاق القسط، وبعد تأخره (بعد مهلة المنشأة ثم كل أسبوع)، وقبل انتهاء العقد أو عقد الخدمة، ويوم انتهاء العقد، ويوم الصيانة. لكل تنبيه خط يبيّن مواعيده وما يقع ضمنها الآن من بيانات منشأتك، ومثال على نصه كما سيظهر.

التذكيرات. من الإعدادات ← التذكيرات تختار متى يجهّز عقارلي رسالة للمستأجر: قبل استحقاق القسط، ويوم استحقاقه، وبعد تأخره (بعد المهلة ثم كل أسبوع)، وقبل انتهاء العقد. لا تُرسل أي رسالة تلقائيا: تذهب المسودات إلى قائمة المراجعة في الرسائل، فتراجعها وترسلها بنفسك عبر واتساب. ولكل تذكير معاينة لنص رسالتك كما يصل إلى المستأجر، ورابط لتعديله.

الحقول والتصنيفات. من الإعدادات ← الحقول والتصنيفات تضيف إلى سجلاتك معلومات لا يوفرها عقارلي: اختر السجل (العقارات، الوحدات، المستأجرون، العقود، المصروفات، طلبات الصيانة)، ثم أضف حقلا نصيا أو رقما أو تاريخا أو قائمة خيارات أو نعم/لا، ورتب الحقول كما تريد ظهورها في النموذج؛ وتعرض الصفحة النموذج نفسه وهو يتغير. ويمكنك هنا إدارة أنواع العقارات والوحدات: إضافة نوع خاص بمنشأتك، أو إعادة تسميته، أو إخفاء أي نوع من القوائم.

التطبيقات المرتبطة. من الإعدادات ← التطبيقات المرتبطة تربط عقارلي بأرشيفك في FileFlow، من تطبيقات KERN: اضغط «ربط» ووافق في FileFlow، ثم اختر مكان حفظ كل سجل من تبويب «المستندات» داخله. بعد الربط تعرض الصفحة الأرشيف المرتبط ومن ربطه، وخطة FileFlow ومساحة التخزين، وما يُسمح لعقارلي بفعله، وكم سجلا له مكان حفظ وكم مستندا حُفظ منه. فصل الربط لا يحذف أي ملف من FileFlow، ويتوقف لكل أعضاء المنشأة.

سجل النشاط. من الإعدادات ← سجل النشاط ترى من غيّر ماذا ومتى: آخر 14 يوما مرسومة، ثم السجل يوما بيوم. كل سطر يبدأ باسم السجل (العقار أو المستأجر أو رقم العقد) ويُفتح بالضغط عليه. يمكنك تضييق السجل بالمجال (العقارات، العقود، المالية…) أو بالشخص أو بالفترة، وتُجمع التغييرات المتكررة في سطر واحد يُعرض كاملا عند الحاجة. السجل للقراءة فقط ويراه كل أعضاء المنشأة.

البيانات. من الإعدادات ← البيانات ترى ما يحتويه حساب المنشأة (العقارات والوحدات والمستأجرون والعقود والدفعات…) ومتى صُدرت آخر نسخة كاملة ومن صدرها. «تصدير نسخة كاملة» ينزل ملف ‎.aqarly بكل السجلات والإعدادات، و«استعادة نسخة» تستبدل بيانات الحساب بمحتوى الملف بعد تأكيدك. ومن هنا أيضا تبدأ الاستيراد من Excel أو CSV، وترى كل عملية استيراد ويمكنك التراجع عنها خلال 24 ساعة. بياناتك محفوظة في خدمة عقارلي السحابية ولا تُحذف بانتهاء الاشتراك، وكل تصدير واستيراد يظهر في سجل النشاط.

حول عقارلي. من الإعدادات ← حول عقارلي تفتح دليل الاستخدام، وتراسل الدعم على support@kern.sa أو عبر نموذج التواصل، وتنسخ «معلومات للدعم» (الإصدار واسم المنشأة والتاريخ) لتلصقها في رسالتك. وتجد هنا الاتفاقيات التي وافقت عليها مع إصدار كل منها وتاريخ موافقتك، ورقم إصدار عقارلي الذي يُنسخ بالضغط عليه.

الأمان. من الإعدادات ← الأمان تدير طرق تسجيل الدخول: البريد الإلكتروني وكلمة المرور، وحساب Google (يمكن ربطه أو إلغاء ربطه ما دامت لديك طريقة أخرى). ويمكنك تفعيل التحقق بخطوتين بتطبيق مصادقة على هاتفك (مثل Google Authenticator)، فيُطلب رمز من التطبيق عند كل تسجيل دخول. احتفظ بالرموز الاحتياطية التي تظهر مرة واحدة عند التفعيل؛ فهي طريقك إلى حسابك إذا فقدت هاتفك. وفي أعلى الصفحة يوضح مستوى الحماية مدى حماية حسابك والخطوة التي ترفعه، ويعرض قسم الجلسات جهازك الحالي وكيف انتهت جلساتك السابقة.

حسابات المنشآت. من الإعدادات ← حسابات المنشآت ترى كل منشأة أنت عضو فيها: التي تعمل فيها الآن مع عدد أعضائها وعقاراتها وحالة اشتراكها، والمنشآت الأخرى لتنتقل إلى أي منها بنقرة دون تسجيل الخروج. وتظهر هنا الدعوات التي وصلتك فتقبلها أو ترفضها. ولكل حساب منشأة واحدة يملكها؛ فإن لم تكن تملك منشأة يمكنك إنشاؤها من هنا.

لا تحتاج إلى إعادة إدخال أي بيانات. ملف Excel الذي تستخدمه حاليًا — الوحدات والمستأجرون والعقود والتحصيل السابق — يُستورد كما هو.

من أين؟ من الإعدادات › البيانات › «ابدأ الاستيراد»، أو من زر «استيراد من ملف» في قائمة العقارات أو المستأجرين أو العقود عندما تكون فارغة، أو من لوحة المتابعة في أول زيارة.

ما الملفات المقبولة؟ ملف Excel بصيغة .xlsx، أو CSV، أو لصق مباشر من Excel أو Google Sheets. الحد الأقصى 10 MB و20,000 صف. تتم قراءة الملف داخل متصفحك، وتُرسل فقط السجلات الجاهزة للاستيراد، ولا يتم تشغيل أي معادلات موجودة في الملف.

مطابقة الأعمدة. يتعرف عقارلي على كل عمود من عنوانه بالعربية أو الإنجليزية — «المستأجر»، «رقم الهوية»، «بداية العقد»، «الإيجار الشهري»، «المحصّل»… — ويعرض المطابقة لتراجعها وتعدّلها عند الحاجة. أي عمود لا تريد استيراده اتركه على «تجاهل». والقيم غير الموجودة في الملف، مثل اسم العقار أو دورية السداد، تدخلها مرة واحدة لجميع الصفوف.

أي صيغة مقبولة. المبالغ بالأرقام العربية أو الإنجليزية، بالفواصل أو بكلمة «ريال». التواريخ بالهجري أو الميلادي وبأي ترتيب. رقم الجوال بأي شكل كُتب. دورية السداد كلمةً («ربع سنوي») أو رقمًا («4»).

مراجعة الصفوف قبل الاستيراد. يراجع عقارلي كل صف ويحدد لك أي قيمة تحتاج إلى مراجعة مع رقم الصف والعمود. صحح الخلية مباشرة أو تخطَّ الصف. الصف المكرر داخل الملف يُستورد مرة واحدة.

بدون نسخ مكررة. السجلات الموجودة مسبقًا يتم ربطها بدل إنشائها من جديد: العقار بالاسم، والمستأجر بالهوية أو الاسم، والعقد بالرقم أو بالوحدة والمستأجر وتاريخ البداية. رفع الملف نفسه مرة أخرى لا ينشئ أي سجل جديد.

التحصيل السابق. عمود «المحصّل حتى الآن» هو ما تم تحصيله من العقد قبل الانتقال إلى عقارلي. يُسجل على أقساط العقد كمسدد سابقًا، دون إصدار سند قبض، ولا يدخل ضمن تحصيل هذا الشهر، ويظهر في كشف المستأجر باسم «سُدد قبل الانتقال». وإذا كان لديك سجل سندات القبض الفعلي، فارفعه في قالب سجل سندات القبض، وتُسجل السندات بأرقام عقارلي حسب الترتيب الزمني.

الاستيراد والتراجع. يتم استيراد البيانات وفق قواعد عقارلي نفسها: ترقيم العقود وسندات القبض، والأقساط، وسجل النشاط. كل جزء يُحفظ بالكامل أو لا يُحفظ، وإذا تعذر استيراد صف يظهر لك رقمه وتختار: تخطيه والمتابعة، أو إيقاف الاستيراد. ويمكن التراجع عن الاستيراد كاملًا خلال 24 ساعة من الإعدادات › البيانات.

الاستيراد متاح للمدير أو مالك حساب المنشأة، ويبدأ مع الاشتراك.